11. Mai 2015

Global tätige Unternehmen haben oft große Mühe, die weltweite Produktion der Visitenkarten all ihrer Mitarbeiter einheitlich und fehlerfrei zu halten. Mithilfe eines unternehmenseigenen Visitenkarten Management Systems ist es möglich, Bestellvorgänge zu vereinheitlichen, Corporate Design-Vorgaben zu garantieren und damit einen internationalen Standard zu setzen. 

Als Fallstudie wird über die Implementierung des Visitenkarten Managers bei Seco Tools AB aus Fagersta, Schweden, berichtet. Seco Tools ist ein führender Anbieter für Lösungen im Bereich Metallzerspanung. Das Unternehmen beschäftigt weltweit über 5.500 Mitarbeiter und ist in über 60 Ländern aktiv. Seco Tools Werkzeuge werden unter anderem in Europa, Asien und Amerika produziert. Zahlreiche regionale Vertriebsbüros erweitern den großen Visitenkarten-Bedarf.

Das dataroom Team aus Wiesbaden entwickelte für Seco Tools eine webbasierte Lösung, die jeder einzelne Mitarbeiter in seinem Webbrowser aufrufen kann. „Das Wichtigste ist natürlich, dass das System superleicht zu bedienen ist“, erzählt Alexander McCullagh, Software-Entwickler bei dataroom, „die Mitarbeiter bei Seco Tools müssen in drei schnellen Schritten zur eigenen Visitenkarte kommen.“

Seco Tools stellt in seinem Visitenkarten Manager alle Corporate Design-konformen Vorlagen bereit. Es gibt eine internationale Vorlage in Englisch – zusätzlich gibt es über 70 nationale Vorlagen in eigener Landessprache, in denen auch asiatische Schriftzeichen abgebildet werden können.

Jeder Mitarbeiter kann sich mit einem Passwort sicher anmelden. Dann kann er sofort die Kontaktdaten für seine Visitenkarten eingeben und auswählen, ob er eine internationale oder eine landeseigene Visitenkarte benötigt. Die Vorschau seiner Karte wird angezeigt. Sie kann jetzt direkt bestellt werden. Sofern ein Mitarbeiter dennoch Schwierigkeiten bei der Bedienung hat, kann er sich ein kurzes Video-Tutorial anschauen. Dort wird die Bedienung Schritt für Schritt erklärt.

Mit dem Bestell-Button wird automatisch das druckfertige PDF generiert. Die ökonomische Produktion der Visitenkarten erfolgt in fest ausgewählten, aber lokalen Druckereien. Seco Tools hat regionale Administratoren ernannt, die den Druckereibetrieb auswählen. Gleichzeitig können die Administratoren vor Drucklegung die Visitenkarten prüfen, um sicherzustellen, dass keine falschen Daten eingegeben wurden.

Es gibt außerdem ein zusätzliches Tool beim Seco Tools Visitenkarten Manager: Auf der Rückseite der Visitenkarten wird aus den Kontaktdaten des Mitarbeiters automatisch ein QR-Code generiert. Beim Scan dieses QR-Codes erhält man die passende elektronische vCard auf sein Handy und kann den Kontakt direkt in seine Adressliste einspeichern.

Die Entwicklung dieses Systems hat nur wenige Wochen in Anspruch genommen. Das Seco Tools Marketing Team stellte dataroom die Visitenkarten-Vorlagen bereit, und gemeinsam wurde der gewünschte Ablaufplan erstellt. Dann konnte das System aufgesetzt werden.

Aufgrund der Erfahrung mit Web-to-Print und internationalen Standardisierungs-Prozessen konnte dataroom das System zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten. Ab sofort sind die Visitenkarten aller Seco Tools Mitarbeiter weltweit einheitlich und besonders schnell verfügbar.